數字化檔案庫房以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字化檔案庫房的基本特征。

　　通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進行管理和規范。

　　將檔案業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實現數字檔案資源系統、規范管理。

　　數字化檔案庫房依附于網絡而存在，通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

　　數字化檔案庫房將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態分布的方式為用戶提供服務，實現由檔案的提供向知識的提供轉變。