智慧檔案館一體化智能管理系統需要具有檔案庫房內所有設備進行一體化管理，設備包括智能密集架、恒溫恒濕設備、定位傳感器、空氣凈化消毒設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、智能燈光照明設備、視頻監控設備等集中一體化管理，以統一專用設備接口接入庫房局域網總線，各功能設備獨立運行的同時，根據設定邏輯和特定要求聯動運行，實現檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調節、檔案庫房空氣質量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。

智慧檔案館一體化智能管理系統主要包括庫房環境數據采集服務、視頻監控服務、短信服務、郵件服務、庫房設備聯動服務、檔案服務、文件存儲服務、網絡服務。各服務之間協同運作確保庫房環境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現了檔案庫房一體化智能管理系統實現庫房一體化的先進性和必要性。

智慧檔案館系統集成了檔案管理系統，從電子檔案到實體檔案的收集、管理、存放、利用的一體化管理，借助手持設備、條碼掃描槍等信息手段實現檔案的無序存放、有序管理，既滿足各級檔案館對電子檔案的業務管理需要，也滿足了各級檔案館對實體檔案的業務管理需求。